Le sort final sur demande : pourquoi l'archiviste, et non une minuterie, doit décider

Au Québec, la Loi sur les archives oblige chaque organisme public à établir et à tenir à jour un calendrier de conservation. Quand vient le temps de l'appliquer dans Microsoft 365, le raccourci tentant est une étiquette de rétention réglée pour supprimer automatiquement les éléments à l'échéance. C'est simple, ça s'applique à grande échelle, et personne n'a rien à faire.

Ce dernier point est justement le problème. Dans un organisme public, détruire des documents est un acte administratif qui a des conséquences, et « personne n'a eu à intervenir » n'est pas une réponse qu'on veut donner quand quelqu'un demande pourquoi un document a disparu.

Pourquoi la suppression automatique séduit la TI

L'argument en faveur de l'automatisation est réel. Un contenu conservé au-delà de son délai est un passif : il coûte de l'espace, il élargit chaque recherche et chaque demande d'accès, et il contredit le calendrier adopté par l'organisme. Une minuterie applique la règle uniformément, sur chaque élément, sans que personne ait à s'en souvenir. Pour beaucoup de contenu opérationnel, c'est un choix raisonnable.

Les documents régis par un calendrier de conservation sont différents. Le calendrier décide quand un document peut être éliminé. Il ne connaît pas tout ce qui devrait influencer la décision pour un dossier donné, un jour donné.

Ce qu'une minuterie ne peut pas savoir

• Une demande d'accès à l'information en traitement. Un document visé par une demande ouverte ne peut pas simplement disparaître parce que son délai est échu depuis la semaine dernière.
• Un litige, une vérification ou une enquête. Les conservations légales existent pour cela, mais seulement si quelqu'un qui connaît le dossier les met en place à temps.
• Un mauvais classement. Une étiquette appliquée à toute une bibliothèque ne convient pas à chaque document qu'elle contient. Un contrat classé dans une bibliothèque de correspondance générale hérite du mauvais délai.
• Un dossier qui n'est pas vraiment fermé. La date qui déclenche le délai (création, dernière modification) ne correspond pas toujours à la fin de l'activité.
• Le tri. Certaines séries doivent être triées avant l'élimination : une partie est détruite, une partie est conservée pour sa valeur historique. C'est de l'évaluation archivistique, et c'est le rôle de l'archiviste.

Microsoft Purview propose la révision de disposition comme solution de rechange à la suppression automatique, et c'est un pas dans la bonne direction. Mais la révision reste déclenchée par la minuterie de chaque élément, et une approbation automatique facultative peut éliminer des éléments sur lesquels personne n'a agi. Nous comparons les deux approches en détail dans Microsoft Purview ou Archiveo : qui doit piloter le sort final des documents?

Concrètement, que veut dire « sur demande »?

Le sort final sur demande garde les règles automatiques et rend la décision délibérée. L'archiviste choisit un périmètre et un moment, généralement à la suite d'un événement :

• un projet se termine, ou un comité ou un groupe de travail est dissous;
• une direction est réorganisée ou déménage;
• un lecteur partagé ou un vieux site Teams va être retiré;
• c'est le moment de la campagne annuelle de déclassement, unité par unité.

Dans Archiveo, cela devient une demande d'archive : un site Teams ou SharePoint (dossiers ou fichiers), un lecteur réseau ou un ensemble de boîtes papier. Pour ce périmètre, Archiveo croise le contenu avec vos règles de conservation et produit le rapport de déclassement : la liste des éléments à détruire, et la liste des éléments à conserver, à trier ou à verser aux archives nationales.

La demande suit ensuite un parcours tracé, de Brouillon à Approuvé, Transféré et Complété, chaque changement étant horodaté. Elle ne vit pas dans la boîte courriel de quelqu'un.

Un lot cohérent, pas un filet continu

Les minuteries par élément transforment la révision en une file qui ne se vide jamais : quelques documents d'un site aujourd'hui, quelques-uns d'un autre demain, chacun examiné hors contexte. Les réviseurs finissent par approuver des éléments qu'ils ne peuvent pas vraiment juger, ou par ne plus réviser du tout.

Une demande limitée à un site, un lecteur ou une unité donne à l'archiviste et au gestionnaire un ensemble cohérent à examiner, comme les documents d'un comité ou le lecteur d'une direction. C'est à ce niveau qu'ils peuvent juger si le résultat a du sens, repérer ce qui a été mal classé et décider de ce qui mérite d'être conservé.

Automatiser le travail, pas la décision

Sur demande ne veut pas dire manuel. Archiveo automatise tout ce qui occupait la semaine de l'archiviste :

• le calcul des échéances à partir de vos règles de conservation;
• la production des listes d'éléments à détruire et à conserver;
• la génération du paquet et du fichier de dépôt pour les archives nationales;
• la suppression des éléments approuvés et la vérification qu'ils ont disparu, corbeille SharePoint comprise;
• la consignation de chaque étape dans la trace d'audit.

Ce qui reste humain, c'est ce qui doit l'être : quoi traiter et quand, quoi conserver, et qui approuve. Chaque demande exige la validation de l'archiviste et l'approbation du gestionnaire avant toute exécution. Le troisième article de la série porte sur cette preuve : Prouver une destruction de documents.

La même démarche au-delà de Microsoft 365

Un calendrier de conservation ne s'arrête pas aux limites du locataire Microsoft 365, et la démarche non plus.

• Lecteurs réseau. Archiveo propose les dossiers échus selon leur date de création ou de dernière modification. Rien ne bouge avant l'approbation de la demande, et les éléments approuvés passent d'abord par une zone tampon : une erreur se corrige avant la destruction.
• Papier. Chaque boîte et chaque filière a sa fiche, avec son emplacement et une échéance calculée selon vos règles. Les étiquettes à code-barres permettent de retrouver les boîtes facilement, et le certificat de destruction est joint à la demande.