Microsoft Purview ou Archiveo : qui doit piloter le sort final des documents?

Si votre organisation fonctionne sur Microsoft 365, quelqu'un l'a probablement déjà dit en réunion : « On a Purview. Il ne peut pas gérer notre calendrier de conservation? » La question est légitime. Microsoft Purview est l'endroit où vivent les étiquettes de rétention, et ce sont elles qui traduisent un calendrier de conservation en règles que Microsoft 365 comprend.

Mais la gestion documentaire d'un organisme public n'est pas qu'un ensemble de règles. C'est une démarche que mènent les archivistes : choisir ce qu'on examine, vérifier le résultat au regard du calendrier, obtenir la bonne approbation, puis détruire avec preuve ou verser aux archives nationales. C'est là que Purview et les archivistes se séparent. Cet article présente ce que Purview fait bien, où il s'arrête, et comment Archiveo comble l'écart sans le remplacer.

Ce que Microsoft Purview fait bien

Les fonctions de cycle de vie des données et de gestion des enregistrements de Purview forment une base solide :

• Les étiquettes de rétention et le plan de fichiers. Chaque étiquette porte un délai, un point de départ (création, dernière modification, date d'étiquetage ou événement) et ce qui se passe à l'échéance.
• L'application automatique. Les étiquettes peuvent s'appliquer par défaut à une bibliothèque, ou automatiquement selon le contenu ou les propriétés.
• La déclaration d'enregistrements. Les éléments étiquetés comme enregistrements sont protégés contre la modification et la suppression.
• La révision de disposition (disposition review). À l'échéance, une étiquette peut déclencher une révision plutôt qu'une suppression automatique. On peut définir jusqu'à cinq étapes, et les réviseurs peuvent approuver la disposition, réétiqueter l'élément ou prolonger sa conservation.

Pour la TI et la conformité, c'est le bon outil pour s'assurer que rien n'est supprimé trop tôt dans Microsoft 365. Archiveo utilise ces mêmes étiquettes. La question, c'est ce qui se passe une fois le délai écoulé.

Là où la démarche de l'archiviste et Purview se séparent

Rien de tout cela ne fait de Purview un mauvais produit. Il a été pensé pour des administrateurs de la conformité qui gèrent la rétention à l'échelle d'un locataire. Les archivistes d'un organisme public ont un autre métier, et quatre différences comptent plus que les autres.

1. Le sort final doit commencer quand l'archiviste le décide

Dans Purview, la disposition est commandée par le temps. Quand le délai d'un élément arrive à échéance, cet élément, et lui seul, entre dans la file de révision. Dans un locataire achalandé, cela donne un filet continu de documents qui arrivent chaque jour, de tous les sites, sans ordre particulier.

Les archivistes ne travaillent pas ainsi. Ils travaillent par dossier, par unité et par événement : un comité est dissous, un projet est terminé, une direction est réorganisée, un lecteur partagé va être retiré, ou c'est le moment de la campagne annuelle de déclassement. Dans Archiveo, l'archiviste crée une demande d'archive pour ce périmètre (un site Teams ou SharePoint, des dossiers, un lecteur réseau ou un ensemble de boîtes) au moment où c'est pertinent. Archiveo présente alors tout ce qui, dans ce périmètre, est arrivé à échéance selon vos règles.

C'est ce que veut dire sur demande : les règles viennent toujours du calendrier de conservation, mais la décision d'agir revient à quelqu'un qui connaît le contexte. Le deuxième article de la série va plus loin : Le sort final sur demande : pourquoi l'archiviste, et non une minuterie, doit décider.

2. Valider avant d'exécuter, par les bonnes personnes

La révision de disposition de Purview est une vraie révision, et elle peut compter plusieurs étapes. Mais elle est configurée une fois, sur l'étiquette, par la personne qui administre Purview. Les réviseurs ont besoin d'un rôle particulier dans un portail de conformité que la plupart des archivistes et des gestionnaires ouvrent rarement. Et si l'approbation automatique est activée pour faire avancer la file, des éléments peuvent être détruits sans que personne ne les ait regardés.

Dans un organisme public, détruire des documents est une décision administrative. L'archiviste vérifie que la liste est cohérente et conforme au calendrier; le gestionnaire responsable des documents donne l'approbation formelle. Archiveo câble ces deux étapes dans chaque demande. Aucun délai ne transforme le silence en consentement : tant que le gestionnaire n'a pas approuvé, rien n'est détruit ni versé.

Le calendrier de conservation dit quand un document peut être éliminé. Seule une personne peut confirmer que c'est approprié pour ce dossier-là, aujourd'hui.

3. La destruction n'est que la moitié du travail

Un calendrier de conservation prévoit deux sorts finaux : détruire, ou conserver de façon permanente. Les actions de disposition de Purview couvrent le premier. Pour les documents à valeur permanente, il faut les préparer et les verser aux archives nationales, et Purview n'a pas d'action intégrée pour cela.

Archiveo prend en charge les deux branches. Les documents à détruire sont supprimés, puis vérifiés comme inaccessibles, corbeille SharePoint comprise. Les documents à conserver passent par une zone tampon sécurisée pour le nettoyage et le reclassement; Archiveo génère ensuite le paquet et le fichier de dépôt, les transmet par FTP sécurisé, et l'archiviste ferme l'archive une fois la réception confirmée par les archives nationales.

4. Tous les documents ne vivent pas dans Microsoft 365

La rétention de Purview s'applique aux emplacements Microsoft 365. La plupart des organismes publics ont aussi des années de dossiers sur leurs lecteurs réseau et des milliers de boîtes papier, régis par le même calendrier. Archiveo applique ce calendrier aux trois. Les dossiers échus des lecteurs réseau sont proposés selon leur date de création ou de dernière modification, et chaque boîte papier a sa fiche avec son emplacement, son étiquette à code-barres et son échéance calculée. Même demande, même double validation, même trace d'audit. Voir les sections lecteurs réseau et archives papier de la page d'accueil.

Archiveo ne remplace pas Purview. Il le met au service des archivistes.

Archiveo importe vos étiquettes de rétention Microsoft 365 en lot. Chaque étiquette garde son délai, son point de départ et son sort final : les étiquettes tenues à jour dans Purview restent la seule référence. Il n'y a pas de second calendrier à synchroniser.

Le partage des rôles est simple. Purview porte les règles et empêche que le contenu Microsoft 365 soit supprimé trop tôt. Archiveo est l'endroit où les archivistes mènent la démarche que ces règles exigent : sur demande, avec validation, et avec la preuve dont un organisme public a besoin.

Questions fréquentes

Archiveo remplace-t-il Microsoft Purview?

Non. Archiveo importe vos étiquettes de rétention Microsoft 365 et s'en sert comme règles. Purview garde son rôle pour la rétention et l'étiquetage dans Microsoft 365; Archiveo y ajoute la démarche pilotée par les archivistes.

La révision de disposition de Purview peut-elle verser des documents aux archives nationales?

Ses actions sont approuver la disposition, réétiqueter et prolonger. Le versement à des archives externes, avec paquet et fichier de dépôt, n'est pas une action intégrée. Dans Archiveo, c'est le sort normal des documents à conserver.

Archiveo détruit-il des documents automatiquement?

Non. Archiveo calcule les échéances et génère le rapport de déclassement automatiquement, mais rien n'est détruit ni versé tant que l'archiviste n'a pas validé et que le gestionnaire n'a pas approuvé.

Archiveo couvre-t-il les documents hors de Microsoft 365?

Oui. Les mêmes demandes d'archive, la même double validation et la même trace d'audit s'appliquent aux lecteurs réseau et aux boîtes papier.

Sources sur les fonctions de Purview : Microsoft Learn, Disposition du contenu et Stratégies et étiquettes de rétention. Les fonctions de Purview évoluent; consultez la documentation à jour pour votre locataire.