Prouver une destruction de documents : rapport approuvé, double validation et trace d'audit permanente

Une demande d'accès à l'information, un vérificateur, un avocat : un jour, quelqu'un demande un document que votre organisme a détruit il y a des années. Deux réponses sont possibles. « On ne le trouve pas. » Ou bien : « Il a été détruit à telle date, selon telle règle de notre calendrier de conservation, après l'approbation de ces deux personnes. Voici le rapport. »

Seule la deuxième réponse protège l'organisme. Cet article explique ce qu'il faut pour pouvoir la donner chaque fois, pour Microsoft 365, les lecteurs réseau et le papier.

Ce qui rend une destruction démontrable

Une destruction tient la route quand on peut démontrer cinq choses :

1. Elle était autorisée par le calendrier de conservation : une règle précise, avec son délai et un sort final de destruction.
2. Elle était documentée avant d'avoir lieu : la liste de ce qui serait détruit existait avant toute suppression.
3. Elle a été approuvée par les bonnes personnes, et non décidée par une seule.
4. Elle a réellement été exécutée, au complet, et vérifiée.
5. Elle reste traçable longtemps après la disparition du contenu.

À la main, chacun de ces points est un effort distinct : un chiffrier, une chaîne de courriels, une suppression manuelle, un dossier de signatures numérisées. Chacun est facile à perdre ou à sauter.

Le rapport précède le sort final

Dans Archiveo, chaque demande d'archive produit un rapport de déclassement généré à partir de vos règles de conservation : les éléments à détruire, et les éléments à conserver, à trier ou à verser. C'est ce rapport qui est validé et approuvé, avant toute exécution.

Cet ordre est essentiel. Une liste reconstituée après coup ne prouve rien de ce qui a été décidé. Un rapport produit et approuvé d'avance devient votre pièce justificative si une demande d'accès à l'information arrive plus tard.

Deux approbations, câblées dans l'outil

Un organisme public ne devrait pas détruire de documents sur la seule décision de l'archiviste, et le gestionnaire ne devrait pas approuver une liste que personne n'a vérifiée. Archiveo impose les deux étapes à chaque demande :

• L'archiviste valide : les listes sont cohérentes et conformes au calendrier de conservation.
• Le gestionnaire approuve : une décision formelle et tracée, au nom de l'unité détentrice des documents.

Ce n'est pas une procédure dans un cartable que l'on suit ou non. L'outil n'exécute pas une demande qui n'a pas été approuvée, et aucun délai ne transforme le silence en approbation. À l'inverse, la révision de disposition de Microsoft Purview se configure étiquette par étiquette et peut approuver automatiquement les éléments quand les réviseurs n'agissent pas. Les différences sont détaillées dans Microsoft Purview ou Archiveo.

Une destruction qu'on peut vraiment vérifier

Supprimer un fichier dans SharePoint ne le détruit pas. Il passe dans la corbeille du site, puis dans une corbeille de second niveau, et il peut être restauré pendant un maximum de 93 jours. La destruction manuelle s'arrête souvent à la première étape : les documents « détruits » sont toujours là.

Archiveo supprime les éléments approuvés, vérifie qu'ils ne sont plus accessibles et vide la corbeille SharePoint. Sur les lecteurs réseau, les éléments approuvés passent d'abord par une zone tampon : une erreur se corrige avant la destruction définitive. Pour le papier, le certificat de destruction est joint à la demande, à côté de l'approbation.

Une trace d'audit qui survit au contenu

Détruire un document, c'est faire disparaître son contenu. La preuve de la décision, elle, ne devrait pas disparaître. La trace d'audit d'Archiveo consigne qui a créé la demande, qui l'a validée, qui l'a approuvée, ce qui a été détruit ou versé, et quand. Cette trace est permanente : elle survit à la destruction du contenu qu'elle décrit.

À titre de comparaison, Purview conserve la preuve de disposition jusqu'à sept ans. Des questions sur une destruction peuvent arriver plus tard, et un organisme public doit pouvoir y répondre.

Les versements méritent la même preuve

Les documents à valeur permanente ne sont pas détruits : ils sont versés aux archives nationales. C'est aussi une décision à documenter. Dans Archiveo, les documents à conserver passent par une zone tampon sécurisée pour le nettoyage et le reclassement. Archiveo génère ensuite le paquet et le fichier de dépôt et les transmet par FTP sécurisé, puis l'archiviste ferme l'archive une fois la réception confirmée par les archives nationales. Chaque étape figure dans la même trace d'audit.

Sources sur le comportement de Microsoft 365 : Microsoft Learn, Disposition du contenu et La rétention pour SharePoint et OneDrive.