إثبات إتلاف السجلات: تقرير معتمد، وموافقتان، وسجل تدقيق دائم

طلب وصول إلى المعلومات، أو مدقق، أو محامٍ: يومًا ما يطلب أحدهم مستندًا أتلفته جهتكم قبل سنوات. ثمة إجابتان ممكنتان. «لا نجده.» أو: «أُتلف في هذا التاريخ، وفق هذه القاعدة من جدول الحفظ لدينا، بعد موافقة هذين الشخصين. وهذا هو التقرير.»

الإجابة الثانية وحدها تحمي الجهة. يشرح هذا المقال ما يلزم لتقديمها في كل مرة، لـ Microsoft 365 ومحركات الأقراص الشبكية والورق.

ما الذي يجعل الإتلاف قابلًا للإثبات

يصمد الإتلاف أمام المساءلة حين يمكن إثبات خمسة أمور:

1. أنه كان مأذونًا به في جدول الحفظ: قاعدة محددة، بمدة احتفاظها وتصرف نهائي هو الإتلاف.
2. أنه وُثّق قبل وقوعه: كانت قائمة ما سيُتلف موجودة قبل أي حذف.
3. أنه اعتُمد من الأشخاص المناسبين، ولم يقرره شخص واحد.
4. أنه نُفّذ فعلًا، بالكامل، وتم التحقق منه.
5. أنه يبقى قابلًا للتتبع بعد اختفاء المحتوى بزمن طويل.

عند العمل اليدوي، يصبح كل أمر من هذه جهدًا منفصلًا: جدول بيانات، وسلسلة رسائل بريد، وحذف يدوي، ومجلد من التوقيعات الممسوحة ضوئيًا. وكلها سهلة الضياع أو التجاوز.

التقرير يسبق التصرف النهائي

في أركيفيو، يُنتج كل طلب أرشفة تقرير استبعاد يُعَدّ انطلاقًا من قواعد الحفظ لديكم: العناصر المقرر إتلافها، والعناصر المقرر حفظها أو فرزها أو نقلها. وهذا التقرير هو ما يُتحقَّق منه ويُعتمد، قبل أي تنفيذ.

هذا الترتيب جوهري. فالقائمة التي يُعاد بناؤها بعد الحدث لا تثبت شيئًا عمّا تقرر. أما التقرير المُعَدّ والمعتمد مسبقًا فيصبح مستند الإثبات لديكم إذا ورد لاحقًا طلب وصول إلى المعلومات.

موافقتان مدمجتان في الأداة

لا ينبغي لجهة عامة أن تتلف سجلات بقرار أمين الأرشيف وحده، ولا ينبغي للمدير أن يعتمد قائمة لم يتحقق منها أحد. ويفرض أركيفيو الخطوتين في كل طلب:

• يتحقق أمين الأرشيف: من اتساق القوائم وامتثالها لجدول الحفظ.
• يعتمد المدير: قرار رسمي وموثَّق باسم الوحدة المالكة للسجلات.

ليس هذا إجراءً في ملف يتبعه الناس أو يتجاهلونه. فالأداة لا تنفّذ طلبًا لم يُعتمد، ولا توجد مهلة تحوّل الصمت إلى موافقة. في المقابل، تُضبط مراجعة التصرف في Microsoft Purview تسميةً بتسمية، ويمكن ضبطها لاعتماد العناصر تلقائيًا حين لا يتخذ المراجعون أي إجراء. نعرض الفروق في Microsoft Purview أم أركيفيو.

إتلاف يمكن التحقق منه فعلًا

حذف ملف في SharePoint لا يتلفه. فهو ينتقل إلى سلة محذوفات الموقع، ثم إلى سلة محذوفات من المستوى الثاني، ويمكن استعادته لمدة تصل إلى 93 يومًا. وغالبًا ما يتوقف الإتلاف اليدوي عند الخطوة الأولى، أي أن السجلات «المُتلفة» لا تزال موجودة.

يحذف أركيفيو العناصر المعتمدة، ويتحقق من أنها لم تعد متاحة، ويفرّغ سلة محذوفات SharePoint. وعلى محركات الأقراص الشبكية، تمر العناصر المعتمدة أولًا بمنطقة عازلة، فيمكن تصحيح أي خطأ قبل الإتلاف النهائي. وبالنسبة إلى الورق، تُرفق شهادة الإتلاف بالطلب، إلى جانب الموافقة.

سجل تدقيق يبقى بعد المحتوى

الغاية من إتلاف السجل أن يختفي محتواه، لكن إثبات القرار لا ينبغي أن يختفي. يسجّل سجل التدقيق في أركيفيو من أنشأ الطلب، ومن تحقق منه، ومن اعتمده، وما الذي أُتلف أو نُقل، ومتى. وهذا السجل دائم: يبقى بعد إتلاف المحتوى الذي يصفه.

للمقارنة، يحتفظ Purview بإثبات التصرف لمدة تصل إلى سبع سنوات. وقد تصل الأسئلة عن إتلاف ما بعد ذلك، وينبغي للجهة العامة أن تكون قادرة على الإجابة.

عمليات النقل تستحق الإثبات نفسه

السجلات ذات القيمة الدائمة لا تُتلف، بل تُنقل إلى الأرشيف الوطني. وهذا أيضًا قرار يجب توثيقه. في أركيفيو، تمر السجلات المقرر حفظها بمنطقة عازلة آمنة للتنظيف وإعادة التصنيف. ثم يُعِدّ أركيفيو حزمة الإيداع وملفه ويرسلهما عبر FTP آمن، ويغلق أمين الأرشيف الأرشيف بعد أن يؤكد الأرشيف الوطني الاستلام. وكل خطوة مسجلة في سجل التدقيق نفسه.

مصادر حول سلوك Microsoft 365: Microsoft Learn، التصرف في المحتوى والاحتفاظ في SharePoint وOneDrive.