إذا كانت جهتكم تعمل على Microsoft 365، فالأرجح أن أحدًا قالها بالفعل في اجتماع: «لدينا Purview. ألا يستطيع تطبيق جدول الحفظ لدينا؟» السؤال وجيه. فـ Microsoft Purview هو المكان الذي تعيش فيه تسميات الاحتفاظ، وهذه التسميات هي ما يحوّل جدول الحفظ إلى قواعد يفهمها Microsoft 365.

لكن إدارة السجلات في جهة عامة ليست مجرد مجموعة قواعد. إنها مسار يقوده أمناء الأرشيف: اختيار ما يُراجَع، ومطابقة النتيجة مع جدول الحفظ، والحصول على الموافقة الصحيحة، ثم الإتلاف مع الإثبات أو النقل إلى الأرشيف الوطني. وهنا تحديدًا يفترق Purview عن أمناء الأرشيف. يعرض هذا المقال ما يتقنه Purview، وأين يتوقف، وكيف يسد أركيفيو هذه الفجوة من دون أن يحل محله.

ما يتقنه Microsoft Purview

تشكّل وظائف إدارة دورة حياة البيانات وإدارة السجلات في Purview أساسًا متينًا:

بالنسبة إلى فرق تقنية المعلومات والامتثال، هذه هي الأداة المناسبة لضمان عدم حذف أي شيء في Microsoft 365 قبل أوانه. ويستخدم أركيفيو تسميات الاحتفاظ نفسها. السؤال هو ما الذي يحدث بعد انتهاء المدة.

حيث يفترق مسار أمين الأرشيف عن Purview

مراجعة التصرف في Purviewأركيفيو
ما الذي يطلقهامؤقّت كل عنصر. تدخل العناصر قائمة المراجعة واحدًا تلو الآخر كلما انتهت مدة تسمياتها.أمين الأرشيف، عند الطلب: طلب أرشفة لموقع Teams أو SharePoint، أو لمحرك شبكي، أو لمجموعة صناديق.
كيف تُبنى المراجعةيضبط المسؤول المراحل والمراجعين على كل تسمية احتفاظ. ولا يمكن إعادة ترتيب المراحل أو حذفها بعد إنشاء التسمية.يمر كل طلب بالمستويين نفسيهما: يتحقق أمين الأرشيف، ثم يعتمد المدير.
إذا لم يستجب أحداعتماد تلقائي اختياري: بعد 7 إلى 365 يومًا من دون إجراء، ينتقل العنصر إلى المرحلة التالية، ويُحذف نهائيًا إن كان في المرحلة الأخيرة.لا يُنفَّذ شيء قبل اعتماد المدير.
المآلات الممكنةاعتماد التخلص، أو إعادة التسمية، أو تمديد فترة الاحتفاظ.إتلاف موثَّق، أو منطقة عازلة يليها النقل إلى الأرشيف الوطني.
النقل إلى الأرشيف الوطنيليس إجراءً مدمجًا، ويتطلب تطويرًا مخصصًا.مدمج: إعداد حزمة الإيداع وملفه، وإرسالهما عبر FTP آمن، وإغلاق الأرشيف عند التأكيد.
الإثباتإثبات التصرف محفوظ لمدة تصل إلى سبع سنوات.تقرير استبعاد معتمد قبل التنفيذ، وسجل تدقيق دائم يبقى بعد الإتلاف.
النطاقالمحتوى المخزّن في Microsoft 365.Microsoft 365 ومحركات الأقراص الشبكية والصناديق الورقية.
أين يعمل المراجعونبوابة Microsoft Purview، مع دور «إدارة التصرف» (Disposition Management).علامة تبويب في Microsoft Teams أو تطبيق الويب، مصمَّمان لأمناء الأرشيف والمديرين.

لا يجعل أيٌّ من ذلك Purview منتجًا سيئًا. فقد صُمّم لمسؤولي الامتثال الذين يديرون الاحتفاظ على مستوى المستأجر بأكمله. أما أمناء الأرشيف في الجهات العامة فلهم مهنة أخرى، وأربعة فروق هي الأهم.

1. يبدأ التصرف النهائي حين يقرر أمين الأرشيف

في Purview، يقود الزمن عملية التصرف. فحين تنتهي مدة احتفاظ عنصر ما، يدخل ذلك العنصر وحده قائمة المراجعة. وفي مستأجر مزدحم، يعني ذلك تدفقًا مستمرًا من المستندات يصل كل يوم، من كل المواقع، من دون ترتيب معيّن.

أمناء الأرشيف لا يعملون بهذه الطريقة. إنهم يعملون حسب الملف والوحدة والحدث: لجنة حُلّت، أو مشروع أُغلق، أو إدارة أُعيد تنظيمها، أو محرك مشترك سيُسحب من الخدمة، أو حان موعد حملة الاستبعاد السنوية. في أركيفيو، ينشئ أمين الأرشيف طلب أرشفة لهذا النطاق (موقع Teams أو SharePoint، أو مجلدات، أو محرك شبكي، أو مجموعة صناديق) في الوقت المناسب. ثم يعرض أركيفيو كل ما بلغ موعده في هذا النطاق وفق قواعدكم.

هذا ما يعنيه عند الطلب: تبقى القواعد مستمدة من جدول الحفظ، لكن قرار التنفيذ يعود إلى شخص يفهم السياق. ويتعمق المقال الثاني من هذه السلسلة في ذلك: التصرف النهائي عند الطلب: لماذا يقرر أمين الأرشيف لا المؤقّت.

2. التحقق قبل التنفيذ، من قِبل الأشخاص المناسبين

مراجعة التصرف في Purview مراجعة حقيقية، ويمكن أن تتعدد مراحلها. لكنها تُضبط مرة واحدة على التسمية، من قِبل من يدير Purview. ويحتاج المراجعون إلى دور خاص في بوابة امتثال نادرًا ما يفتحها معظم أمناء الأرشيف والمديرين. وإذا فُعّل الاعتماد التلقائي لتسريع القائمة، فقد يُتخلص من عناصر لم ينظر إليها أحد.

في الجهة العامة، إتلاف السجلات قرار إداري. يتحقق أمين الأرشيف من اتساق القائمة وامتثالها لجدول الحفظ، ويمنح المدير المسؤول عن السجلات الموافقة الرسمية. ويدمج أركيفيو هاتين الخطوتين في كل طلب. ولا توجد مهلة تحوّل الصمت إلى موافقة: ما لم يعتمد المدير، لا يُتلف شيء ولا يُنقل.

يحدد جدول الحفظ متى يجوز التصرف في السجل. ولا يستطيع إلا شخصٌ أن يؤكد أن ذلك مناسب لهذا الملف، اليوم.

3. الإتلاف ليس إلا نصف العمل

لجدول الحفظ مآلان نهائيان: الإتلاف، أو الحفظ الدائم. تغطي إجراءات التصرف في Purview المآل الأول. أما السجلات ذات القيمة الدائمة فيجب إعدادها ونقلها إلى الأرشيف الوطني، وليس في Purview إجراء مدمج لذلك.

يتولى أركيفيو المسارين معًا. فالسجلات المقرر إتلافها تُحذف، ثم يُتحقَّق من أنها لم تعد متاحة، بما في ذلك سلة محذوفات SharePoint. والسجلات المقرر حفظها تمر بمنطقة عازلة آمنة للتنظيف وإعادة التصنيف، ثم يُعِدّ أركيفيو حزمة الإيداع وملفه ويرسلهما عبر FTP آمن، ويغلق أمين الأرشيف الأرشيف بعد أن يؤكد الأرشيف الوطني الاستلام.

4. ليست كل السجلات في Microsoft 365

ينطبق الاحتفاظ في Purview على مواقع Microsoft 365. لكن معظم الجهات العامة لديها أيضًا سنوات من المجلدات على محركات الأقراص الشبكية وآلاف الصناديق الورقية، يحكمها جدول الحفظ نفسه. ويطبّق أركيفيو هذا الجدول على الأنواع الثلاثة. تُقترح المجلدات المنتهية مدتها على المحركات الشبكية وفق تاريخ إنشائها أو آخر تعديل عليها، ولكل صندوق ورقي بطاقته بموقعه وملصق الرمز الشريطي وموعد الإتلاف المحسوب. الطلب نفسه، والموافقتان نفسهما، وسجل التدقيق نفسه. اطّلعوا على قسمَي محركات الأقراص الشبكية والأرشيف الورقي في الصفحة الرئيسية.

أركيفيو لا يحل محل Purview، بل يضعه في خدمة أمناء الأرشيف

يستورد أركيفيو تسميات الاحتفاظ في Microsoft 365 دفعةً واحدة. وتحتفظ كل تسمية بمدتها ونقطة بدايتها وتصرفها النهائي، فتبقى التسميات المُدارة في Purview المرجع الوحيد. لا يوجد جدول حفظ ثانٍ يلزم مزامنته.

توزيع الأدوار بسيط: يحمل Purview القواعد ويمنع حذف محتوى Microsoft 365 قبل أوانه. وأركيفيو هو المكان الذي يقود فيه أمناء الأرشيف المسار الذي تفرضه تلك القواعد: عند الطلب، مع التحقق، ومع الإثبات الذي تحتاجه الجهة العامة.

أهم النقاط

  • Purview هو المكان المناسب لتسميات الاحتفاظ، ويستخدمها أركيفيو كما هي.
  • في Purview، يطلق المؤقّت التصرفَ عنصرًا بعنصر. وفي أركيفيو، يطلق أمين الأرشيف طلبًا لموقع أو محرك أو مجموعة صناديق في الوقت المناسب.
  • يتطلب كل طلب في أركيفيو موافقتين، أمين الأرشيف ثم المدير، من دون اعتماد تلقائي.
  • يغطي أركيفيو أيضًا ما لا تغطيه مراجعة التصرف في Purview: النقل إلى الأرشيف الوطني، ومحركات الأقراص الشبكية، والورق.

أسئلة شائعة

هل يحل أركيفيو محل Microsoft Purview؟

لا. يستورد أركيفيو تسميات الاحتفاظ في Microsoft 365 ويعتمدها قواعدَ له. يحتفظ Purview بدوره في الاحتفاظ ووسم السجلات داخل Microsoft 365، ويضيف أركيفيو فوقه المسار الذي يقوده أمناء الأرشيف.

هل تستطيع مراجعة التصرف في Purview نقل السجلات إلى الأرشيف الوطني؟

إجراءاتها هي اعتماد التخلص، وإعادة التسمية، والتمديد. أما نقل السجلات إلى أرشيف خارجي مع حزمة إيداع وملف إيداع فليس إجراءً مدمجًا. وفي أركيفيو، هو المآل المعتاد للسجلات الواجب حفظها.

هل يتلف أركيفيو أي شيء تلقائيًا؟

لا. يحسب أركيفيو المواعيد ويُعِدّ تقرير الاستبعاد تلقائيًا، لكن لا يُتلف شيء ولا يُنقل قبل أن يتحقق أمين الأرشيف ويعتمد المدير.

هل يغطي أركيفيو السجلات خارج Microsoft 365؟

نعم. تنطبق طلبات الأرشفة نفسها، والموافقتان نفسهما، وسجل التدقيق نفسه على محركات الأقراص الشبكية والصناديق الورقية.

شاهدوا طلب أرشفة من البداية إلى النهاية

عرض توضيحي مدته 30 دقيقة: استيراد التسميات، وتقرير الاستبعاد، والموافقتان، والتصرف النهائي، وسجل التدقيق.

احجز عرضًا توضيحيًا

مصادر حول وظائف Purview: Microsoft Learn، التصرف في المحتوى ونهج الاحتفاظ وتسميات الاحتفاظ. تتطور وظائف Purview مع الوقت، فراجعوا الوثائق المحدّثة الخاصة بمستأجركم.