في Teams وSharePoint
لكل فريق ومشروع ولجنة موقعه الخاص، ويبقى المحتوى طويلاً بعد انتهاء العمل.
سجلاتكم في Microsoft 365 ومحركات الأقراص الشبكية والورق، تُدار من مكان واحد
يطبّق أركيفيو جدول الحفظ لديكم أينما وُجدت سجلاتكم، من تقرير الاستبعاد حتى النقل إلى الأرشيف الوطني. مصمَّم للجهات الحكومية والهيئات العامة، مع موافقة وسجل تدقيق في كل خطوة.
احجز عرضًا توضيحيًا
الواقع
سجلاتكم في كل مكان، وجدول الحفظ يُطبَّق يدويًا
جدول الحفظ موجود. لكن تطبيقه في كل موقع يتطلب ساعات من العمل اليدوي.
على محركات الأقراص الشبكية
تراكمت على المحرك المشترك سنوات من المجلدات، ولم يعد أحد يعرف ما يمكن إتلافه.
في الصناديق
آلاف الصناديق تُتابَع في جدول بيانات، ومواعيد إتلافها تُحسب يدويًا.
النتيجة: إما الاحتفاظ بكل شيء احتياطًا، أو الإتلاف من دون مستند إثبات متين.
ما هو أركيفيو؟
أركيفيو (Archiveo) حل لإدارة السجلات موجَّه للجهات الحكومية والهيئات العامة. يطبّق جدول الحفظ لديكم على ثلاثة أنواع من السجلات من مكان واحد: Microsoft 365 (مواقع Teams وSharePoint)، ومحركات الأقراص الشبكية، والصناديق الورقية. يحدّد أركيفيو ما بلغ نهاية فترة حفظه، ويُعِدّ تقرير الاستبعاد، ويمرّره عبر موافقة على مستويين (يتحقق أمين الأرشيف، ثم يعتمد المدير)، ثم ينفّذ التصرف النهائي: إتلاف موثَّق، أو منطقة عازلة آمنة يليها النقل إلى الأرشيف الوطني. وتُسجَّل كل خطوة في سجل تدقيق دائم. وحتى النقل، تبقى سجلاتكم في مكانها: في Microsoft 365، أو على خوادمكم، أو في غرف الأرشيف لديكم.
التحديد
يعرض لكم أركيفيو ما حان موعده وفق قواعدكم: للإتلاف، أو للحفظ، أو للفرز.
التحقق
يتحقق أمين الأرشيف، ويعتمد المدير. لا يُنفَّذ شيء قبل ذلك.
التنفيذ
إتلاف موثَّق، أو منطقة عازلة يليها نقل آمن إلى الأرشيف الوطني.
كل سجلاتكم
ثلاثة أنواع من السجلات، ومسار واحد
أينما وُجد السجل، يتبع أمين الأرشيف الخطوات نفسها ويحصل على الإثبات نفسه: قائمة طلبات واحدة، وجدول حفظ واحد، وسجل تدقيق واحد.
Microsoft 365
مواقع Teams وSharePoint، تُحلَّل وفق تسميات الاحتفاظ لديكم
يصبح جدول الحفظ لديكم قابلاً للتنفيذ. تُستورد تسميات الاحتفاظ في Microsoft 365 دفعةً واحدة، من دون إعادة إدخال.
- مرجع واحد لا اثنانتحمل كل قاعدة مدة الحفظ ونقطة بدايتها والتصرف النهائي (حفظ أو إتلاف)، ويُحسم ذلك على مستوى القاعدة لا حالةً بحالة. تبقى تسميات Microsoft 365 لديكم المصدر الوحيد.
- طلب أرشفة متتبَّع، لا رسالة بريديختار أمين الأرشيف موقع Teams أو SharePoint المعني ويحدد النطاق: مجلدات أو ملفات. ينتقل كل طلب من «مسودة» إلى «معتمد» ثم «منقول» ثم «مكتمل»، مع ختم زمني لكل تغيير.
- تقرير الاستبعاد يُعَدّ تلقائيًايطابق أركيفيو محتوى الموقع مع قواعدكم ويحدد العناصر التي حان موعدها: قائمة الإتلاف، وقائمة الحفظ أو الفرز أو النقل.
محركات الأقراص الشبكية
محركاتكم المشتركة تتبع جدول الحفظ أخيرًا
يقترح عليكم أركيفيو المجلدات المنتهية مدتها على محركات الأقراص الشبكية. لا يتحرك شيء من دون موافقتكم.
- أركيفيو يقترحتُحدَّد المجلدات المنتهية مدتها وفق تاريخ إنشائها أو آخر تعديل عليها.
- أنتم تقررونإتلاف أو حفظ أو نقل، بالموافقة نفسها على مستويين كما في Microsoft 365.
- شبكة أمانتمر العناصر المعتمدة أولاً بمنطقة عازلة، فيمكن تصحيح أي خطأ قبل الإتلاف.
لا شيء يتغير لفرقكم: تبقى الملفات على المحرك ما لم يُعتمد قرار بشأنها.
الأرشيف الورقي
صناديقكم الورقية، محدَّثة أخيرًا
لكل صندوق ولكل ملف بطاقته: أين يوجد، وماذا يحتوي، ومتى يحين موعد إتلافه.
- موعد إتلاف يُحسب لكمينتج تاريخ الإتلاف عن قواعدكم. لا مزيد من الحساب اليدوي في جداول البيانات.
- يُعثر عليه بمسح واحديطبع أركيفيو ملصقات بالرمز الشريطي. مسح واحد يفتح بطاقة الصندوق.
- موقعه معروف دائمًاتُسجَّل التنقلات والإعارات والإرجاعات، فتعرفون أين كل صندوق ومن يحمله.
- الموافقة نفسها كما في الرقمييُستورد جردكم الحالي من دون إعادة إدخال. ويمر إتلاف الورق بالموافقة نفسها، مع إرفاق شهادة الإتلاف بالطلب.
دورة الحياة الكاملة في ثماني خطوات
من طلب الأرشفة إلى إغلاق الأرشيف، كل خطوة متتبَّعة أيًّا كان نوع السجل.
- 1
طلب الأرشفة
موقع Microsoft 365، أو محرك شبكي، أو مجموعة صناديق.
- 2
تقرير الاستبعاد
يُعَدّ وفق قواعد الحفظ لديكم.
- 3
تحقق أمين الأرشيف
تحليل واتساق وامتثال.
- 4
اعتماد المدير
قرار رسمي وموثَّق.
بعد الاعتماد، يتبع كل عنصر تصرفه النهائي: الإتلاف (5)، أو الحفظ والنقل (من 6 إلى 8).
الإتلاف
- 5
الإتلاف
تُحذف العناصر المعتمدة، ثم يُتحقَّق من أنها لم تعد متاحة.
أو
الحفظ والنقل
- 6
المنطقة العازلة
تنظيف وإعادة تصنيف آمنان قبل الإيداع.
- 7
النقل إلى الأرشيف الوطني
إعداد حزمة الإيداع وملفه، وإرسالهما عبر FTP آمن.
- 8
إغلاق الأرشيف
يغلقه أمين الأرشيف بعد تأكيد الأرشيف الوطني للاستلام.
موافقتان، وإثبات دائم
لا إتلاف من دون تقرير معتمد
التحقق المزدوج مدمج في الأداة، لا متروك لإجراء مكتوب. فالجهة العامة لا تُتلف السجلات بقرار أمين الأرشيف وحده.
- يتحقق أمين الأرشيف، ويعتمد المديريراجع أمين الأرشيف القوائم للتأكد من اتساقها وامتثالها لجدول الحفظ، ثم يمنح المدير موافقة رسمية موثَّقة. لا يُنفَّذ شيء قبل ذلك.
- التقرير يسبق التصرف النهائييُعَدّ ويُعتمد قبل التنفيذ، لا بعده: مستند الإثبات لديكم إذا ورد طلب للوصول إلى المعلومات.
- إتلاف يمكن إثباتهتُحذف العناصر المعتمدة، ويُتحقَّق من أنها لم تعد متاحة، وتُفرَّغ سلة محذوفات SharePoint، وهي غالبًا حيث يبقى الإتلاف اليدوي ناقصًا.
- سجل تدقيق دائممن أنشأ ومن اعتمد ومن نقل ومن أتلف، ومتى. ويبقى السجل حتى بعد إتلاف المحتوى.
لماذا هو أبسط
ما الذي يتغير لأمين الأرشيف
| الخطوة | من دون أداة مخصصة | مع أركيفيو |
|---|---|---|
| رصد ما حان موعده | تصفح المواقع والمحركات والصناديق واحدًا تلو الآخر | قائمة تُعَدّ وفق قواعدكم، لكل أنواع السجلات |
| إعداد القائمة | جدول بيانات يُبنى يدويًا | تقرير استبعاد يُعَدّ تلقائيًا |
| الحصول على الموافقة | رسائل بريد متفرقة | موافقة موثَّقة داخل الأداة |
| الإتلاف | حذف يدوي بلا تحقق | حذف العناصر المعتمدة مع التحقق |
| نقل السجلات | حزمة الإيداع وملفه يُعَدّان يدويًا | حزمة تُعَدّ تلقائيًا ونقل آمن عبر FTP إلى الأرشيف الوطني |
| إثبات القرار | إعادة بنائه بعد وقوعه | سجل تدقيق دائم يبقى بعد الإتلاف |
تستخدمون Microsoft Purview بالفعل؟ اكتشفوا كيف يعمل أركيفيو إلى جانبه
الوصول
في Microsoft Teams، وعلى الويب، وعلى الهاتف
يعمل فريقكم حيث يعمل أصلاً. لا برمجيات تُثبَّت على الأجهزة.
في Microsoft Teams
علامة تبويب مدمجة في مساحة عمل فرقكم.
في متصفح الويب
على Microsoft Edge أو Chrome، من أي جهاز.
على الهاتف
عبر تطبيق Teams للهاتف أو المتصفح، من دون تثبيت.
ما الذي يتطلبه الإعداد منكم
الجهد المطلوب من مؤسستكم أرشيفي لا تقني. يتحقق أمناء الأرشيف من القواعد، وتتولى LS2 الإعداد.
01
الربط
يربط فريق تقنية المعلومات لديكم Microsoft 365، ومحركات الأقراص الشبكية عند الحاجة.
02
جدول الحفظ
تُستورد قواعدكم وجرد الأرشيف الورقي، من دون إعادة إدخال.
03
الأدوار
إعداد أمناء الأرشيف والمديرين والوحدات التنظيمية.
04
الأرشيف الأول
طلب أول يُنفَّذ مع أمناء الأرشيف لديكم، بمرافقة LS2.
سعر سنوي واحد يشمل كل أنواع السجلات، وهو نفسه لكل وزارة وجهة عامة، سواء كانت سجلاتكم في Microsoft 365 أو على محركات الأقراص الشبكية أو في الصناديق. وتتوفر باقات ساعات إضافية للتدريب أو للاحتياجات الخاصة.
من موعد الإتلاف إلى النقل، لـ Microsoft 365 ومحركات الأقراص الشبكية والورق
شاهدوا طلب أرشفة يُتابَع من البداية إلى النهاية: استيراد جدول الحفظ، وتقرير الاستبعاد، والتحقق والاعتماد، والتصرف النهائي، وسجل التدقيق.
احجز عرضًا توضيحيًا