Dans Teams et SharePoint
Chaque équipe, projet ou comité a son site. Le contenu reste longtemps après la fin des activités.
Vos archives Microsoft 365, réseau et papier, gérées au même endroit
Archiveo applique votre calendrier de conservation partout où se trouvent vos documents, du rapport de déclassement jusqu'au versement aux archives nationales. Conçu pour les ministères et organismes publics, avec une approbation et une trace d'audit à chaque étape.
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Le constat
Vos archives sont partout, et le calendrier s'applique à la main
Le calendrier de conservation existe. L'appliquer à chaque endroit demande des heures de travail manuel.
Sur les lecteurs réseau
Le lecteur partagé accumule des années de dossiers. Plus personne ne sait ce qui peut être détruit.
Dans les boîtes
Des milliers de boîtes suivies dans un chiffrier, avec des échéances calculées à la main.
Résultat : on conserve tout par prudence, ou on détruit sans pièce justificative solide.
Qu'est-ce qu'Archiveo?
Archiveo est une solution de gestion des archives pour les ministères et organismes publics. Elle applique votre calendrier de conservation à trois types de documents, au même endroit : Microsoft 365 (sites Teams et SharePoint), lecteurs réseau et boîtes papier. Archiveo repère ce qui arrive à échéance, génère le rapport de déclassement, le soumet à une double validation (l'archiviste valide, le gestionnaire approuve), puis exécute le sort final : destruction vérifiée, ou zone tampon sécurisée suivie d'un versement aux archives nationales. Chaque étape est consignée dans une trace d'audit permanente. Jusqu'au versement, vos documents restent chez vous : dans Microsoft 365, sur vos serveurs ou dans vos salles d'archives.
Repérer
Archiveo vous présente ce qui arrive à échéance selon vos règles : à détruire, à conserver ou à trier.
Valider
L'archiviste valide, le gestionnaire approuve. Rien n'est exécuté avant.
Exécuter
Destruction vérifiée, ou zone tampon puis versement sécurisé aux archives nationales.
Tous vos supports
Trois supports, une même démarche
Peu importe où se trouve le document, l'archiviste suit les mêmes étapes et obtient la même preuve : une seule liste de demandes, un seul calendrier, une seule trace d'audit.
Microsoft 365
Les sites Teams et SharePoint, analysés selon vos étiquettes de rétention
Votre calendrier de conservation devient exécutable. Vos étiquettes de rétention Microsoft 365 sont importées en lot, jamais ressaisies.
- Une seule référenceChaque règle porte son délai, son point de départ et son sort final (conservation ou destruction), décidé à la règle, pas au cas par cas. Vos étiquettes Microsoft 365, pas un second référentiel.
- Une demande d'archive suivie, pas un courrielL'archiviste choisit le site Teams ou SharePoint visé et définit le périmètre : dossiers ou fichiers. Chaque demande passe de Brouillon à Approuvé, Transféré et Complété, avec chaque changement horodaté.
- Le rapport de déclassement se génère seulArchiveo croise le contenu du site avec vos règles et identifie les éléments arrivés à échéance : la liste à détruire, et la liste à conserver, trier ou verser.
Lecteurs réseau
Vos lecteurs réseau suivent enfin votre calendrier
Archiveo vous propose les dossiers échus de vos lecteurs réseau. Rien ne bouge sans votre approbation.
- Archiveo proposeLes dossiers échus sont repérés selon leur date de création ou de dernière modification.
- Vous décidezDétruire, conserver ou verser : la même double validation que pour Microsoft 365.
- Un filet de sécuritéLes éléments approuvés passent d'abord par une zone tampon. Une erreur se corrige avant la destruction.
Pour vos équipes, rien ne change : les fichiers restent sur le lecteur tant qu'aucune décision n'est approuvée.
Archives papier
Vos boîtes papier, enfin à jour
Chaque boîte et chaque filière a sa fiche : où elle se trouve, ce qu'elle contient, quand elle arrive à échéance.
- Échéance calculée pour vousLa date de destruction découle de vos règles. Fini le calcul à la main dans un chiffrier.
- Retrouvée en un scanArchiveo imprime les étiquettes à code-barres. Un scan ouvre la fiche de la boîte.
- Toujours localiséeDéplacements, prêts et retours notés : on sait où est chaque boîte et qui l'a.
- La même approbation que le numériqueVotre inventaire existant est importé, pas ressaisi. La destruction papier passe par la même approbation, avec le certificat de destruction joint à la demande.
Le cycle de vie complet, en huit étapes
De la demande d'archive à la fermeture de l'archive, chaque étape est tracée, quel que soit le support.
- 1
Création de l'archive
Site Microsoft 365, lecteur réseau ou boîtes.
- 2
Rapport de déclassement
Généré selon vos règles de conservation.
- 3
Validation de l'archiviste
Analyse, cohérence, conformité.
- 4
Approbation du gestionnaire
Décision formelle et tracée.
Après l'approbation, chaque élément suit son sort final : destruction (5), ou conservation et versement (6 à 8).
Détruire
- 5
Destruction
Éléments approuvés supprimés, puis vérifiés comme inaccessibles.
ou
Conserver et verser
- 6
Zone tampon
Nettoyage et reclassement sécurisés avant le dépôt.
- 7
Versement aux archives nationales
Paquet et fichier de dépôt générés, envoi par FTP sécurisé.
- 8
Fermeture de l'archive
Par l'archiviste, après confirmation de réception par les archives nationales.
Deux validations, une preuve permanente
Aucune destruction sans rapport approuvé
La double validation est câblée dans l'outil, pas dans une procédure. Un organisme public ne détruit pas sur la seule décision de l'archiviste.
- L'archiviste valide, le gestionnaire approuveL'archiviste analyse les listes : cohérence et conformité au calendrier. Le gestionnaire donne ensuite une approbation formelle et tracée. Rien n'est exécuté avant.
- Le rapport précède le sort finalProduit et approuvé avant l'exécution, jamais après : votre pièce justificative en cas de demande d'accès à l'information.
- Une destruction démontrableLes éléments approuvés sont supprimés, vérifiés comme inaccessibles, et la corbeille SharePoint est vidée : c'est souvent là qu'une destruction manuelle reste incomplète.
- Un audit permanentQui a créé, approuvé, transféré, détruit, et quand. La trace survit à la destruction du contenu.
Pourquoi ça simplifie
Ce qui change pour l'archiviste
| Étape | Sans outil dédié | Avec Archiveo |
|---|---|---|
| Repérer les échéances | Parcourir sites, lecteurs et boîtes un à un | Liste générée selon vos règles, tous supports |
| Préparer la liste | Chiffrier monté à la main | Rapport de déclassement généré |
| Obtenir l'approbation | Courriels dispersés | Approbation tracée dans l'outil |
| Détruire | Suppression manuelle, sans vérification | Éléments approuvés supprimés et vérifiés |
| Verser les archives | Paquet et fichier de dépôt faits à la main | Paquet généré, transfert FTP sécurisé aux archives nationales |
| Prouver la décision | Reconstituer après coup | Audit permanent, conservé après destruction |
Vous utilisez déjà Microsoft Purview? Voyez comment Archiveo s'y arrime
Accès
Dans Microsoft Teams, sur le web et sur mobile
Vos utilisateurs travaillent là où ils sont déjà. Aucun logiciel à déployer sur les postes.
Dans Microsoft Teams
Un onglet intégré à l'espace de travail de vos équipes.
Dans un navigateur web
Sur Microsoft Edge ou Chrome, depuis n'importe quel poste.
Sur mobile
Application Teams mobile ou navigateur, sans installation.
Ce que la mise en place demande de vous
L'effort de votre organisation est archivistique, pas technique. Vos archivistes valident les règles; LS2 porte la configuration.
01
Branchement
Votre TI connecte Microsoft 365 et, au besoin, vos lecteurs réseau.
02
Calendrier
Vos règles et votre inventaire papier importés, jamais ressaisis.
03
Rôles
Archivistes, gestionnaires et entités configurés.
04
Première archive
Une première demande menée avec vos archivistes, accompagnée par LS2.
Un tarif annuel unique, tous vos supports inclus : le même pour chaque ministère et organisme, que vos archives soient dans Microsoft 365, sur vos lecteurs réseau ou en boîtes. Des banques d'heures additionnelles sont offertes pour la formation ou des besoins particuliers.
De l'échéance au versement, pour Microsoft 365, le réseau et le papier
Voyez une demande d'archive suivie du début à la fin : import du calendrier de conservation, rapport de déclassement, validation et approbation, sort final et trace d'audit.
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